Cinctura schließt die Lücke zwischen ERP-System und operativer Arbeitsebene

Bei jedem Einloggen in Cinctura erhält die Geschäftsführungsebene einen aktuell berechneten Überblick über die folgenden Unternehmensdaten:

Umsatz und Erlöse

• Geplanter Umsatz aus laufenden Projekten bis Ende Geschäftsjahr
• Umsatz Ist (zum aktuellen Auswertungszeitpunkt)
• Erlöse Ist

Deckungsbeitrag und Gewinn

• Geplanter Deckungsbeitrag aus laufenden Projekten bis zum Ende des Geschäftsjahrs
• Deckungsbeitrag Ist
• Geplanter Gewinn bis Ende Geschäftsjahr

Vertrieb

• Aktueller Auftragseingang

Auslastung

• Geplante Personalauslastung aller Abteilungen für die nächsten 12 Monate

Dies ist das Herzstück und die Quintessenz aus allen im Projektwesen eingegebenen Daten:

Aus der Summe der Liquiditätsströme jedes einzelnen Projekts ergibt sich die operative Gesamtliquidität des Unternehmens, ergänzt um Zahlungsströme, die unabhängig von der Projektabwicklung entstehen, wie Fixkosten aus Personal, Gebäudekosten, Energie, Finanzierung, Steuern usw.

Hierdurch entsteht zu jedem Zeitpunkt ein kompletter Überblich über die zu erwartende Liquidität mit einem Planungshorizont bis zu 12 Monaten.

Folgende Zahlungsströme werden von Cinctura vollautomatisch ermittelt:

• Zahlungseingänge aus geplanten Teil- und Abschlußzahlungen des Kunden
• Zahlungsausgänge aus Materialeinkäufen für die Eigenfertig
• Zahlungsausgänge für den Zukauf von Fremdleistungen

Für die Perioden, für die schon Istwerte aus der Buchhaltung vorliegen, werden die Istwerte mit den Plandaten verglichen.

Die außerhalb des Projektgeschehens entstehenden Zahlungsströme können manuell in das System eingetragen werden, wodurch am Ende der im Gesamtunternehmen zur Verfügung stehende Free Cash Flow berechnet wird.

Diese Übersicht speist sich im Wesentlichen aus folgenden Ursprüngen:

1. Den Projektterminplänen, die zu Anfang des Projekts erstellt wurden.
2. Die zur Verfügung stehenden Produktivstunden der einzelnen Abteilungen
   (Diese Werte müssen zu Beginn des Jahres von Ihnen ins System eingepflegt werden).
3. Die verplanten Produktivstunden der einzelnen Abteilungen aus den Vorkalkulationen bzw. mitlaufenden Kalkulationen.

Diese automatisch erzeugten Vorgabewerte können von den verantwortlichen Abteilungsleitern jederzeit geändert bzw. den aktuellen personellen Gegebenheiten angepasst werden.

Die Ressourcenübersicht stellt nun die verplanten Produktivstunden den zur Verfügung stehenden Produktivstunden gegenüber. So können Sie sehr einfach die zu erwartende Auslastung der einzelnen Abteilungen für die nächsten Monate erkennen.

Zusätzlich werden in dieser Übersicht die bereits gebuchten Ist-Stunden pro Projekt dargestellt. So erkennt der verantwortliche Abteilungsleiter sofort, wieviel Stunden bereits verbraucht und wieviel Stunden ihm für die weitere Planung noch zur Verfügung stehen.

Weiterhin können erstellte Angebotskalkulationen testweise der Auswertung hinzugefügt werden. Hierdurch können Sie erkennen, wie sich eventuelle Auftragseingänge auf die Auslastung der einzelnen Abteilungen auswirken würden.

Sobald ein Angebot in den Auftragsstatus überführt wurde, wird der neue Auftrag mit dieser Funktion weiter verwaltet.

Durch die Erstellung des Auftrags werden die folgenden Informationen mithilfe von hinterlegten und editierbaren Standardmustern erst einmal automatisch erzeugt:

• Grober Projektterminplan, basierend auf den angegebenen Dati für Auftragseingang und geplanter Abnahme sowie den in der Kalkulation verplanten Ressourcen
• Datum und Höhe voraussichtlicher Zahlungseingänge vom Kunden
• Voraussichtliche Zahlungsflüsse für den geplanten Materialeinsatz bzw. für Zukaufgewerke
• Terminierung von Meilensteinen und Quality Gates zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und qualitätsgerechten Projektablaufs
• Übernahme der geplanten Werte aus der Vorkalkulation in die mitlaufende Projektkalkulation

Die Werte können anschließend vom Projektleiter nachbearbeitet, korrigiert und ergänzt werden, um sie dem tatsächlichen Projektverlauf exakter anzupassen.

Die hier ermittelten Werte bilden die Datenbasis für folgende übergeordnete Cinctura-Funktionen, die zu einem späteren Zeitpunkt näher erläutert werden:

• Ermittlung der CashFlow-Prognose durch Gegenüberstellung der geplanten Einnahmen und Ausgaben
• Ermittlung der Auslastungsplanung für die beteiligten Fachabteilungen
• Ermittlung der operativen Projektstati anhand des Bearbeitungsstands der festgelegten Meilensteine und Quality Gates
• Prognose des zu erwartenden Projektergebnisse anhand der mitlaufenden Kalkulation
• Gegenüberstellung der geplanten Kosten und der Istkosten, die Cinctura über den Import des Buchungsjournals aus dem Buchhaltungssystem kenntlich gemacht werden.

Zusätzlich können Offene-Punkte-Listen für die Abarbeitung des Auftrags erstellt und gepflegt werden.

Ebenso können alle relevanten Projektdokumente wir Vertrag, Terminplan, Layout, Pflichtenheft usw. in der Dokumentenverwaltung hinterlegt werden.

Nach Erhalt der Abnahme kann der Auftrag dann in den Gewährleistungsstatus überführt werden, um dort von der Serviceabteilung weiter verfolgt zu werden.

Auf Basis der Vorkalkulation, die während der Angebotsphase erstellt wurde, wird die Kostenentwicklung des Projekts über die gesamte Projektlaufzeit verfolgt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Kostenabweichungen frühzeitig zu erkennen, um ggfs. gegensteuern zu können.

Gegenüber den üblichen Systemen, die meist nur auf die Nachkalkulation anhand der in der Buchhaltung aufgelaufenen Kosten aufsetzen, erhalten Sie die notwendigen Informationen mit Cinctura wesentlich früher:

Da Cinctura der zeitliche Verlauf des Projekts und somit auch die Ressourcenverbräuche pro Zeiteinheit bekannt sind, können Stichtag- bezogene Plankosten prognostiziert werden. Diese werden nun mit den zum Stichtag in der Buchhaltung aufgelaufenen Kosten verglichen und geben Ihnen somit zu jedem Zeitpunkt eine Aussage über die Einhaltung der Planvorgaben. Sind Abweichungen zu erkennen, müssen die Planwerte in der mitlaufenden Kalkulation angepasst werden. Dies erfolgt normalerweise durch den Projektleiter im Rahmen der turnusmäßigen Überprüfung der Projektdaten (typischerweise alle 4 Wochen) Die Anpassung der Kalkulation hat sofort Auswirkungen auf das geplante Projektergebnis und somit auch auf den Deckungsbeitrag und das zu erwartende Jahresergebnis, welches von Cinctura ebenfalls prognostiziert wird.

Ebenso wird die Auslastung der Fachabteilungen beeinflusst, wenn durch Mehrungen oder Minderungen Anpassungen der verplanten Produktivstunden erfolgen müssen.

Die Istkosten werden Cinctura über eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung zur Verfügung gestellt. Der verwendete Kontenrahmen muss hierzu in Cinctura vorab konfiguriert werden.

Hier wird die Kostenentwicklung des Projekts über die drei Phasen „Vorkalkulation“, „Mitlaufende Kalkulation“ und „Istkosten“ übersichtlich auf einem einzigen Blatt dargestellt, So haben Sie jederzeit den Überblick, wie sich das Projekt im Vergleich zur Vorkalkuation entwickelt hat. Ebenso erkennen Sie , ob die mitlaufende Kalkulation im Hinblick auf die aufgelaufenen Istkosten vom Projektleiter ordnungsgemäß gepflegt wurde.

Sie können jede einzelne Buchung nachvollziehen, welche am Ende zu den in der mitlaufenden Kalkulation aufsummierten Istkosten führt. Hierzu bietet Ihnen Cinctura einen strukturierten Zugang auf die aus der Buchhaltung übernommenen Daten, geordnet nach den Bereichen

• Fremdleistung
• Eigenmaterial
• Personalaufwand je Kostenstelle
• Erlös

Somit verfügen Sie über ein komfortables Werkzeug, um bei unerklärlichen Istkosten-Abweichungen auf die Suche nach eventuellen Fehlbuchungen in der Buchhaltung zu gehen. Durch die mit angezeigte Belegnummer ist eine weitere Recherche innerhalb der eigentlichen Buchhaltungssoftware sehr einfach möglich.

Cinctura gibt einige Standard Meilensteine vor, um einen strukturierten Projektablauf zu gewährleisten. Diese Meilensteine sind wie folgt gegliedert:

Diese Meilensteine sind konfigurierbar und können von Ihnen jederzeit geändert werden.

Zusätzlich können Sie eigene Meilensteine nach Ihren persönlichen Anforderungen erstellen.

Diese Meilensteine werden mit einem Plandatum zur Fertigstellung versehen. Sollte die Fertigstellung nicht planmäßig erfolgen, so wird dies in entsprechenden Auswertungen in Cinctura ersichtlich. Zusätzlich können Warnungen per E-Mail konfiguriert werden, wenn bestimmte Meilensteine überschritten werden.

Dies ist eine grafische Darstellung der Projekttermine, die beim Anlegen des Projekts erzeugt wurden. Zusätzlich wird die Darstellung um die Meilensteine MST1 bis MST9 ergänzt, die für das Projekt angelegt wurden (eigene Meilensteine, die nicht die Bzeichnung MST1 bis MST9 enthalten, werden hier nicht angezeigt).

Der Projektterminplan kann jederzeit durch eigene Zeitachsen ergänzt werden, die dann ebenfalls in dieser grafischen Übersicht angezeigt werden.